Ambitie P3 . 4.3.5P Uitvoeren ontwikkeltraject ‘lerende organisatie’

Meer variatie aanbrengen in de rollen van de gemeente vraagt van de ambtelijke organisatie een andere manier van denken en handelen. De Omgevingswet en buurtgericht werken zijn als het ware vliegwielen voor het ontwikkelen van ons vernieuwende handelingsrepertoire. We ontwikkelen in de aanloop naar 2018 het traject ‘lerende organisatie’ waarbij continu leren voorop staat. Dit traject groeit mee met de opgaven van buiten. In dit ontwikkeltraject staan de principes ‘van buiten naar binnen’, ‘werken vanuit de bedoeling en niet alleen vanuit de regels en procedures’, en ‘samenwerking’ centraal. Deze principes gelden ook voor de wijze waarop wij onze dienstverlening uitvoeren. In 2018 voeren we dit ontwikkeltraject uit, waarbij we vooral aansluiten bij de ervaringen uit de dagelijkse praktijk, zowel ten aanzien van de zaken die we beter willen doen als de dingen we juist willen vasthouden en verder verspreiden. Zo wordt voor de Omgevingswet onder de noemer ‘Hilversum in 2020 Omgevingswetproof’ verschillende pilots, werkateliers en TestLabs op allerlei niveaus georganiseerd. Bij het programma Buurten halen we de leermomenten uit de cyclus buurtgericht werken en experimenteren we verder met pilots zoals de ‘aanpak Jeugd en Veiligheid in Oost’. Het management wordt meegenomen in dit traject omdat zij uiteindelijk moeten sturen op de principes van de lerende organisatie.

Uitvoeren ontwikkeltraject ‘lerende organisatie’

Meer variatie aanbrengen in de rollen van de gemeente vraagt van de ambtelijke organisatie een andere manier van denken en handelen. De Omgevingswet en buurtgericht werken zijn als het ware vliegwielen voor het ontwikkelen van ons vernieuwende handelingsrepertoire. We ontwikkelen in de aanloop naar 2018 het traject ‘lerende organisatie’ waarbij continu leren voorop staat. Dit traject groeit mee met de opgaven van buiten. In dit ontwikkeltraject staan de principes ‘van buiten naar binnen’, ‘werken vanuit de bedoeling en niet alleen vanuit de regels en procedures’, en ‘samenwerking’ centraal. Deze principes gelden ook voor de wijze waarop wij onze dienstverlening uitvoeren. In 2018 voeren we dit ontwikkeltraject uit, waarbij we vooral aansluiten bij de ervaringen uit de dagelijkse praktijk, zowel ten aanzien van de zaken die we beter willen doen als de dingen we juist willen vasthouden en verder verspreiden. Zo wordt voor de Omgevingswet onder de noemer ‘Hilversum in 2020 Omgevingswetproof’ verschillende pilots, werkateliers en TestLabs op allerlei niveaus georganiseerd. Bij het programma Buurten halen we de leermomenten uit de cyclus buurtgericht werken en experimenteren we verder met pilots zoals de ‘aanpak Jeugd en Veiligheid in Oost’. Het management wordt meegenomen in dit traject omdat zij uiteindelijk moeten sturen op de principes van de lerende organisatie.

Het ontwikkeltraject Lerende Organisatie is getransformeerd naar de organisatieontwikkeling in brede zin. Daar waar in eerste instantie vooral vanuit de praktijk het leren werd aangejaagd, is er in 2018 ook vanuit de ambtelijke top een ontwikkellijn gestart. Bouwsteen voor deze ontwikkeling is de organisatievisie “Verbonden en goed geregeld” (zie begroting 2019). Naar aanleiding van zeepkistsessies van de nieuwe gemeentesecretaris met medewerkers en sessies met het management is deze visie tot stand gekomen. Variatie in rolneming en continu leren zijn belangrijke dragers gebleven. Stap voor stap vindt de vertaling naar gedrag, processen en structuur plaats. Concreet is de advisering aan het bestuur georganiseerd via portefeuillehouder overleggen en opgaven overleggen als de opgaven meerdere portefeuilles betreft, met als doel de integraliteit te versterken en het bestuur pro-actief te adviseren. Ambtelijk zijn er regietafels georganiseerd op basis van de inhoud (sociaal domein, fysiek domein, buurtgericht werken en bedrijfsvoering / digitalisering / dienstverlening. Doel van de regietafels is ook de samenwerking en integraliteit versterken en de opgaven die met elkaar verband houden ook daadwerkelijk vroegtijdig met elkaar te verbinden en op elkaar af te stemmen. Het werken met (ster)programma’s is geëvalueerd. De meeste sterprogramma’s zijn parallel met het eindigen van het vorige collegeprogramma afgerond. Het sterprogramma Buurten is gezien de opgave overgedragen aan de lijn. De sturing op de inhoud en kwaliteit van de resultaten is meer terug gelegd bij het lijnmanagement. De basis intern is op deze wijze versterkt, als voorwaarde om meer van “van buiten naar binnen werken” te gaan werken.

Organiseren activiteiten om opkomstpercentage gemeenteraadsverkiezingen te verhogen

Op 21 maart 2018 zijn er landelijk, dus ook in Hilversum, gemeenteraadsverkiezingen. De gemeente Hilversum investeert in de organisatie van de gemeenteraadsverkiezingen, maar ook in het bevorderen van de opkomst. Aan het presidium wordt een plan voorgelegd over de voorgenomen activiteiten rond de Hilversumse gemeenteraadsverkiezingen. Gedacht wordt aan – onder meer – een stemwijzer, een verkiezingskrant en een groot debat.

In de aanloop naar de verkiezingen zijn er door de gemeente debatten in wijken georganiseerd. Er is ook een verkiezingskrant uitgebracht en er is aan de inwoners een stemwijzer ter beschikking gesteld. In Gooiland heeft het slotdebat plaatsgevonden onder leiding van Felix Meurders. Het presidium heeft de opkomstbevorderende activiteiten geëvalueerd. Over het algemeen is men tevreden over de activiteiten. De wijkdebatten zijn wisselend bezocht. Besproken is dat in 2022 niet opnieuw voor die intensieve vorm zal worden gekozen, maar dat er meer zal worden gereageerd op initiatieven uit de samenleving.

Opstellen toetsingskader/ spelregels ‘Participatieplicht Omgevingswet’

Met het invoeren van de Omgevingswet wordt ook een participatieplicht ingesteld. Wat dit omhelst is vormvrij. Gezien de ervaringen met en het belang van (burger)participatie zetten we een project ‘Participatieplicht Omgevingswet’ op. Naast interne betrokkenen haken hierbij raadsleden, burgers en professionals aan. De relatie met het programma Buurten is evident.

In november 2018 is de leidraad participatie "Betrek de omgeving" vastgesteld door het college. Deze leidraad is op 17 oktober 2018 in de commissie besproken ter advisering aan het college. Het komend jaar gebruiken we de leidraad om te leren en te evalueren. Ook bij een aantal andere pilots in het kader van de Omgevingswet is er veel aandacht voor participatie o.a. Hoogvliet/Stam en Spoorzone. Een goed en tijdig participatieproces is in het belang van zowel de initiatiefnemer als belanghebbenden. Voordelen kunnen o.a. zijn samen komen tot creatieve oplossingen, wegnemen van zorgen, vergroten draagvlak en uiteindelijk minder bezwaarschriften. De verantwoordelijkheid voor het participatieproces en de gekozen vorm ligt bij de initiatiefnemer. Met de handreiking krijgt de initiatiefnemer wel tips, daarnaast kan de gemeente ook meedenken over het op te zetten participatieproces.

Onderzoeken van de veranderende rollen van raad, college en organisatie in relatie tot de Omgevingswet en buurtgericht werken

Door de veranderde samenleving, de introductie van buurtgericht werken en het invoeren van de Omgevingswet kijken we kritisch naar de daarmee veranderende rollen van de raad, het college en de organisatie. In 2018 willen we een onderzoek uitvoeren om gezamenlijk beter inzicht te krijgen. Hoe moeten we met de veranderde verwachtingen omgaan? en welke rollen, taken en verantwoordelijkheden komen bij wie te liggen? Eind 2018 leveren we hierover een eindadvies op.

In 2019 zal verder invulling worden gegeven worden aan de adviesrol van de raad na inwerkingtreding van de Omgevingswet. Relevant hierbij is ook dat de positie van de gemeenteraad is versterkt door het aannemen van een amendement hierover op 7 maart 2019 door de Tweede Kamer. Door dit amendement krijgt de gemeenteraad het recht om bindend advies te geven bij bepaalde buitenplanse afwijkingen.

Ambitie P2 . 4.3.6P Sturen op het Uitvoeringsprogramma van de Regionale samenwerkingsagenda

In april 2017 heeft het algemeen bestuur van de Regio Gooi & Vechtstreek het Uitvoeringsprogramma van de Regionale samenwerkingsagenda vastgesteld. Dit uitvoeringsprogramma geeft invulling aan gezamenlijke ambities, taken en verantwoordelijkheden. Hierbij wordt nadrukkelijk de verbinding gelegd tussen het fysieke en het sociale domein. Dit uitvoeringsprogramma is een verlengstuk van onze eigen Hilversumse ambities. Om deze ambities ook daadwerkelijk te realiseren gaan wij actief en integraal sturen op onze eigen bijdrage aan de Regionale Samenwerkingsagenda (RSA). Daarnaast zijn we ook alert op de totale voortgang van de projecten en ondernemen we actie wanneer deze voortgang in het geding is.

Sturen op het Uitvoeringsprogramma van de Regionale samenwerkingsagenda

In april 2017 heeft het algemeen bestuur van de Regio Gooi & Vechtstreek het Uitvoeringsprogramma van de Regionale samenwerkingsagenda vastgesteld. Dit uitvoeringsprogramma geeft invulling aan gezamenlijke ambities, taken en verantwoordelijkheden. Hierbij wordt nadrukkelijk de verbinding gelegd tussen het fysieke en het sociale domein. Dit uitvoeringsprogramma is een verlengstuk van onze eigen Hilversumse ambities. Om deze ambities ook daadwerkelijk te realiseren gaan wij actief en integraal sturen op onze eigen bijdrage aan de Regionale Samenwerkingsagenda (RSA). Daarnaast zijn we ook alert op de totale voortgang van de projecten en ondernemen we actie wanneer deze voortgang in het geding is.

In 2018 is actief meegedacht en gestuurd op de voorbereidingen van de nieuwe RSA die in 2019 gereed moet komen. Zo is onder andere het Groenmanifest ingebracht voor het landschapsbeeld in de regio en heeft Hilversum zowel ambtelijk als bestuurlijk via de verschillende thema’s (van mobiliteit tot economie) input geleverd. Via de werkgroepen en portefeuillehoudersoverleggen wordt samengewerkt aan de gestelde ambities in het uitvoeringsprogramma.

Volgen ontwikkelingen regionale samenwerking en proactief hierop reageren

De provincie Noord-Holland is in februari 2017 gestart met een procedure op grond van de Wet algemene regels herindeling (arhi). We volgen dit proces nauwgezet. De gevolgen zijn momenteel nog niet te overzien, maar iedere mogelijke uitkomst, vraagt naar verwachting inzet van de gemeente Hilversum. Als Hilversum moet fuseren, betekent dit vanzelfsprekend de nodige inspanningen, maar ook wanneer Hilversum zelfstandig blijft, moeten we bepalen wat dit betekent voor de regionale samenwerking.

De fusie van gemeenten is van de baan. In een bredere context is er zeker wel sprake van het proactief anticiperen op regionale ontwikkelingen in samenwerking met de omringende gemeenten, de Regio G&V en bovenregionaal met de MRA en de EBU.

Ambitie P2 . 4.3.4P Versterken communicatie en dialoog met doelgroepen in buurten

2018 staat in het teken van het verder versterken van de communicatie en dialoog met de diverse bewonersgroepen in de Hilversumse buurten. De gemeente Hilversum gaat de buurten in en communiceert helder over de rollen en resultaten rondom het programma Buurten. Rondom de cyclus van buurtgericht werken proberen wij maximaal de aansluiting te vinden met doelgroepen en inwoners die traditioneel wat minder makkelijk te bereiken zijn. Tevens starten we campagnes rondom het thema buurtidentiteit.

Versterken communicatie en dialoog met doelgroepen in buurten

2018 staat in het teken van het verder versterken van de communicatie en dialoog met de diverse bewonersgroepen in de Hilversumse buurten. De gemeente Hilversum gaat de buurten in en communiceert helder over de rollen en resultaten rondom het programma Buurten. Rondom de cyclus van buurtgericht werken proberen wij maximaal de aansluiting te vinden met doelgroepen en inwoners die traditioneel wat minder makkelijk te bereiken zijn. Tevens starten we campagnes rondom het thema buurtidentiteit.

Communicatie heeft een faciliterende rol gespeeld bij het buurtgericht werken en daarmee een bijdrage geleverd aan de uitrol en bekendheid van de activiteiten binnen het programma buurten. Concreet is in 2018 gemonitord op welke momenten, op welke manier en via welke kanalen de duurzame dialoog gefaciliteerd kon worden. Daarbij is o.a. gecommuniceerd via wijkkranten, (buurt) websites, persberichten en tegels in de openbare ruimte. Wekelijks wordt een artikel geschreven in de Gooi en Eembode. Er zijn diverse uitingen over buurtinitiatieven via sociale media gedaan. Ook is veel werk gaan zitten in de website https://www.hilversum.nl/ Home/Inwoner/Uwbuurt, nieuwe logo’s en het faciliteren van initiatieven. Daarnaast is communicatieadvies gegeven aan de buurtcoördinatoren bij hun werk in de wijk.

Vergroten burgerparticipatie door versterken cyclus buurtgericht werken

In 2018 versterken we de cyclus buurtgericht werken. Het doel is om inwoners actief te stimuleren initiatieven te ontplooien en om het eigenaarschap van het beheer in de eigen woonomgeving te omarmen. 2017 was hiervoor het ‘oefenjaar’. In 2018 gaan we een echte volwaardige buurtcyclus neerzetten. In alle Hilversumse wijken loopt in 2018 de methodiek ‘analyse -> agenda -> plan -> monitor’. Uiteindelijk willen we een koppeling maken tussen deze cyclus en onze eigen Planning en Controlcyclus. Het belangrijkste aandachtspunt bij het ophalen van de agenda en buurtplannen is hoe we zoveel mogelijk mensen van verschillende achtergronden gaan bereiken. Tegelijkertijd is het van belang dat de gemeente als organisatie een duurzame dialoog opstart met de Hilversumse inwoners. Dit gaan we bereiken door concrete initiatieven en projecten uit de buurtplannen op te pakken en uit te voeren zoals: het initiatief groenadoptie, het project zwerfafval, het project energiecoöperaties, initiatieven rondom spelen van inwoners, en de aanpak voor het tegengaan van criminaliteit en overlast via Whatsapp groepen. Een belangrijk criterium voor een buurtinitiatief is of er voldoende draagvlak is in de buurt, of er een voldoende onderbouwde businesscase is en of een initiatief voor meerdere doelgroepen is bestemd. Een middel om hierin meer inzicht te krijgen is de buurtpeiling.

Buurtcyclus 2018 is doorlopen en is doorontwikkeld op basis van de ervaringen 2017. In 2018 is versterking bereikt door betere inbedding in de lijnorganisatie gericht op integraliteit (o.a. wijkteams), directe betrokkenheid van de inhoudelijke experts en betere sturing aan de voorkant op inzet en capaciteit van de werkorganisatie (teamplannen). Dit is een “on-going” proces en betekent ook voor 2019 dat op basis van ervaringen met buurtgericht werken de gemeentelijke organisatie zich nog verder ontwikkeld naar een responsieve overheid.

Versterken digitale aanpak en buurtpeilingen

Het werken vanuit heldere analyses van digitale informatie en big data en het inzichtelijk maken van deze informatie heeft binnen de gemeente Hilversum- en ook in het bijzonder binnen het programma buurten een hoge prioriteit. In 2018 zetten we in het kader van deze digitale aanpak forse stappen met het ontwikkelen van de virtuele stad. De wijkanalyses worden in 2018 nog verder verbeterd. Tevens gaan we verder leren met het ontwikkelen en uitvoeren van zogenaamde ‘buurtpeilingen’.

De digitale tools zijn opgeleverd (open dataplatform en de virtuele stad, Locali en de website). Lancering intern en daarna extern moet deels nog plaatsvinden en is enigszins vertraagd ten opzichte van oorspronkelijke planning. Herijking van de tools in context is nodig. - De virtuele stad: Dataplatform Civity is opgericht en de Virtuele Stad is opgezet, een basisvulling is opgeleverd en de site is intern gelanceerd. De site staat ook extern live, maar is nog niet extern gelanceerd; - Locali: Er is gestart met een platform (Locali) waarmee inwoners hun ideeën en plannen kunnen inbrengen. Ook de gemeente kan deze app gebruiken voor het betrekken van inwoners bij plannen en projecten. Intern wordt nu geoefend met het invoeren van de initiatieven en het uitzetten van enquêtes; - Eigen website: de website https://www.hilversum.nl /Home/Inwoner/Uwbuurt, onderdeel van de gemeentelijke website, waarop de inwoners en ondernemers wegwijs worden gemaakt op het gebied van buurten vanuit de vraag: hoe kan ik als bewoner aan de slag? Dit is vormgegeven in handvatten vindbaar onder de knop Initiatieven. Deze site is intern gelanceerd en staat ook extern live; Er zijn in 2018 geen buurtpeilingen uitgevoerd.